No existe una lista universal de documentación CAE
Es habitual buscar una lista cerrada de documentos, pero usarla como si fuera válida para cualquier obra puede causar errores. Un cliente puede pedir requisitos diferentes según el centro, el tipo de trabajo, el riesgo, si actúas como autónomo o empresa, y si entran trabajadores, vehículos o maquinaria.
La forma más segura de empezar es partir del correo, la invitación o la plataforma del cliente. Ese material permite distinguir entre requisitos generales y requisitos específicos. Con esa base se puede preparar una carpeta útil, evitando subir documentos irrelevantes o dejar fuera los que realmente importan.
Documentación de autónomo o empresa
Según el caso, se puede solicitar información identificativa, documentación de actividad, seguros, certificados o declaraciones relacionadas con la relación contractual y preventiva. Los documentos deben estar vigentes y corresponder al titular que va a realizar el trabajo.
Cuando interviene una empresa, además pueden aparecer requisitos propios de la entidad y de las personas que trabajarán. El papel de la gestión documental es comprobar qué se solicita, ordenar los archivos y preparar su presentación. La emisión de documentos que correspondan a un profesional o entidad acreditada debe realizarla ese proveedor.
Trabajadores, PRL y documentación preventiva
Para trabajadores, las plataformas pueden pedir información o documentación relacionada con formación, aptitud médica, información preventiva u otros requisitos PRL. Lo importante es no dar por supuesto que una misma acreditación sirve en todos los centros ni que un documento puede sustituir a otro.
EntraObra puede ayudar a identificar qué falta, organizar la documentación y coordinar su obtención con el servicio PRL, la gestoría, la aseguradora u otros proveedores correspondientes. No actuamos como Servicio de Prevención Ajeno ni emitimos documentación que deba emitir un proveedor acreditado.
Vehículos, maquinaria y seguros
Si a la obra o instalación acceden vehículos o maquinaria, puede existir una documentación adicional. También pueden pedirse certificados o seguros con una vigencia concreta. Estos requisitos no se deben mezclar con la documentación del trabajador o de la empresa: cada elemento debe quedar asociado de forma clara.
Una revisión previa ayuda a detectar documentos caducados, archivos mal nombrados o datos que no coinciden. Esto es especialmente relevante cuando la plataforma muestra un rechazo sin una explicación extensa y hay que contrastar el motivo con lo presentado.
Plataformas, estados y caducidades
Nalanda, Dokify, CTAIMA, e-coordina, Metacontratas y otras plataformas organizan los requisitos y reflejan estados como pendiente, validado o rechazado. La plataforma no elimina la necesidad de entender lo que pide el cliente; simplemente es el entorno donde se carga y se sigue la documentación.
El control de caducidades y el seguimiento posterior forman parte del orden documental. Una vez presentada la documentación, conviene revisar avisos, atender correcciones y actualizar lo que venza. Así se reduce el riesgo de que un expediente que estaba preparado vuelva a quedar bloqueado por un documento antiguo.
Los documentos que más se repiten
Aunque no exista una lista universal, sí hay un grupo de documentos que aparece en la mayoría de los expedientes. Conocerlos no sirve para presentarlos todos por defecto, sino para saber qué se puede ir preparando mientras llegan los requisitos concretos del cliente.
- Empresa o autónomo: alta censal, alta en Seguridad Social y certificados de estar al corriente con Hacienda y con la Tesorería General de la Seguridad Social.
- Seguro de responsabilidad civil: la póliza y también el recibo que acredita que está pagada y en vigor en las fechas del trabajo.
- Organización preventiva: la modalidad preventiva que corresponda, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva.
- Trabajadores: contrato o alta, formación preventiva del puesto, información de riesgos, certificado de aptitud médica y justificante de entrega de EPI.
- Relación de personal: los documentos de cotización, RNT y RLC, suelen pedirse para comprobar que quien va a entrar está realmente dado de alta.
- Maquinaria y equipos: declaración CE de conformidad, marcado, manual de instrucciones y el último mantenimiento o revisión.
- Vehículos: permiso de circulación, ficha técnica con la ITV en vigor y la póliza del vehículo.
- Obra concreta: adhesión al plan de seguridad y salud, apertura del centro de trabajo y designación de recurso preventivo cuando el trabajo lo exige.
Guía por plataforma: dónde continuar
La documentación de fondo suele ser la misma, pero cada plataforma la pide con su propia estructura, sus nombres de apartado y sus criterios de revisión. Por eso conviene mirar lo que aplica a tu caso concreto antes de empezar a subir archivos.
Para las plataformas más habituales hay una guía propia en esta web: Nalanda, CTAIMA, e-coordina, Metacontratas, Obralia, Dokify, DocuPRL, CoordinaPlus, 6conecta, eGestiona y Twind. Las tienes enlazadas al final de esta página.
Conviene no confundir estas plataformas con los registros de homologación de proveedores, como Achilles: esos sirven para que un comprador te considere proveedor válido, mientras que la plataforma CAE autoriza el acceso a un centro de trabajo concreto. Son procesos distintos y a menudo hay que pasar por los dos con el mismo cliente.