Lo que se pide todos los meses
Esta parte es fija y conviene pedirla siempre junta, en cuanto se cierra la liquidación del mes anterior. Si la gestoría sabe que es una rutina, la prepara sin que haya que recordárselo cada vez.
- RNT del último mes liquidado, la relación nominal de trabajadores.
- RLC del mismo mes, el recibo de liquidación de cotizaciones.
- Justificante bancario del pago de ese RLC, porque el RLC solo no acredita el pago.
- Altas y bajas del mes, para añadir o retirar personas en las plataformas.
- ITA a fecha actual si ha habido incorporaciones recientes que aún no figuran en el RNT.
Lo que se pide cada pocos meses
Estos documentos no son mensuales, pero caducan, y son los que más veces tiran abajo un expediente que llevaba meses funcionando sin problemas.
- Certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria. Tiene una validez corta, así que conviene renovarlo antes de que venza y no cuando ya ha vencido.
- Certificado de estar al corriente con la Tesorería General de la Seguridad Social, con el mismo criterio.
- Recibo del seguro de responsabilidad civil cuando se renueva la póliza o vence el fraccionamiento.
- Aptitudes médicas de los trabajadores, normalmente anuales.
- ITV de los vehículos y mantenimiento de la maquinaria que accede a los centros.
El certificado que casi siempre se pide mal
Cuando se trabaja como contratista o subcontratista hay un certificado específico de la Agencia Tributaria, el certificado a efectos de contratistas y subcontratistas, previsto en la Ley General Tributaria para quien contrata obras o servicios de su actividad principal.
No es el mismo que el certificado genérico de estar al corriente, y es muy habitual enviar uno por otro. Si el requisito menciona expresamente contratistas y subcontratistas, hay que pedirle a la gestoría ese y no el general.
Un correo que puedes reutilizar cada mes
La forma más simple de que esto funcione es enviar siempre el mismo mensaje, cambiando solo el mes. Algo así: buenos días, para la documentación CAE necesito el RNT y el RLC de septiembre, el justificante bancario del pago de ese RLC, las altas y bajas del mes y el ITA a fecha de hoy. Si ha vencido algún certificado de estar al corriente, avísame para renovarlo.
Parece trivial, pero la diferencia entre pedirlo siempre igual y pedirlo cuando ya hay un problema es exactamente la diferencia entre un expediente que se mantiene y uno que bloquea el acceso cada dos meses.
Cómo te ayudamos
Si prefieres no llevar esta rutina, la llevamos nosotros: pedimos cada mes lo que corresponde, controlamos las fechas de lo que caduca antes de que venza, lo subimos a las plataformas de cada cliente y resolvemos los rechazos interpretando el motivo. Tú solo nos dices cuando entra o sale alguien.
EntraObra presta un servicio de gestión documental y apoyo administrativo. No sustituimos a tu gestoría, a tu servicio de prevención ni a tu aseguradora: coordinamos con ellos y nos encargamos de que lo que emiten llegue a tiempo donde el cliente lo espera.