Czym jest i kto je składa
Ustawa 45/1999 reguluje czasowe delegowanie pracowników do Hiszpanii w ramach transgranicznego świadczenia usług. Artykuł 5 zobowiązuje firmę delegującą do zgłoszenia delegowania hiszpańskiemu organowi pracy przed jego rozpoczęciem, niezależnie od czasu trwania.
Zgłoszenie składa się elektronicznie w organie pracy wspólnoty autonomicznej, w której świadczone będą usługi. Obowiązek spoczywa na polskiej firmie, nie na hiszpańskim kliencie, ale to klient zażąda zgłoszenia, zanim kogokolwiek wpuści.
A po stronie polskiej?
Hiszpańskie zgłoszenie nie zastępuje obowiązków w Polsce. Oprócz zaświadczenia A1 dla każdego pracownika pracodawca ma własne formalności związane z delegowaniem, które warto omówić z księgowym.
To odrębne kroki w dwóch krajach i dobrze jest prowadzić je równolegle, żeby nie opóźnić daty rozpoczęcia.
Wyjątek ośmiu dni
Ustawa nie wymaga zgłoszenia, gdy delegowanie trwa osiem dni lub krócej i służy wykonaniu umowy z klientem z siedzibą w Hiszpanii albo wyjazdowi do zakładu tej samej firmy lub jej grupy. Wyjątek nie dotyczy agencji pracy tymczasowej.
W praktyce lepiej na nim nie polegać. Klient konfiguruje wymaganie na platformie i nie zawsze rozróżnia czas trwania. A jeśli tygodniowa praca się przedłuży, zgłoszenie trzeba było złożyć przed rozpoczęciem.
Co zawiera zgłoszenie
Minimalną treść określa sam artykuł 5. Przygotowanie jej przed rozpoczęciem procedury pozwala uniknąć zostawienia zgłoszenia w połowie:
- Dane firmy, adres siedziby i numer identyfikacji podatkowej (NIP z prefiksem PL).
- Dane osobowe i zawodowe każdego delegowanego pracownika.
- Hiszpańska firma lub firmy, które otrzymują usługę, oraz miejsce lub miejsca pracy.
- Data rozpoczęcia i przewidywany czas delegowania.
- Rodzaj usługi, z którą wiąże się delegowanie.
- Przedstawiciel obecny w Hiszpanii, który jest osobą kontaktową dla urzędów przy przesyłaniu i odbieraniu dokumentów oraz zawiadomień.
- Osoba kontaktowa, która może działać w Hiszpanii w procedurach informowania i konsultacji z pracownikami.
Dokumenty, które muszą być dostępne
W trakcie delegowania artykuł 6 wymaga, aby następujące dokumenty każdego pracownika były dostępne w miejscu pracy lub w formie cyfrowej do natychmiastowego wglądu, przetłumaczone na hiszpański lub na współurzędowy język wspólnoty autonomicznej:
- Umowa o pracę lub dokument określający warunki zatrudnienia.
- Paski wynagrodzeń i potwierdzenia wypłat.
- Ewidencja czasu pracy z początkiem, końcem i długością każdego dnia pracy.
- Zezwolenie na pracę dla obywateli spoza UE, jeśli wymaga go prawo kraju pochodzenia.
Dlaczego platforma CAE go wymaga
W Nalanda, CTAIMA, e-coordina, Metacontratas, Obralia lub na platformie klienta zgłoszenie pojawia się jako jedno z wymagań firmy. Weryfikujący nie sprawdza tylko, czy istnieje: porównuje je z tym, co jest zarejestrowane na platformie.
Dlatego odrzucenia rzadko wynikają z braku zgłoszenia, a prawie zawsze z niezgodności z resztą dokumentacji:
- Pracownik wchodzi na budowę, ale nie figuruje w zgłoszeniu.
- Daty delegowania już minęły, bo praca się przedłużyła.
- Miejsce pracy inne niż wskazane w zgłoszeniu.
- Zgłoszenie złożone w innej wspólnocie autonomicznej niż ta, w której jest budowa.
- Dokumenty kadrowe bez tłumaczenia, gdy weryfikujący ich żąda.
Jak pomaga EntraObra
Sprawdzamy, czego wymaga hiszpański klient, przygotowujemy z Państwa danymi informacje potrzebne do zgłoszenia i pilnujemy, aby lista pracowników, daty i miejsce zgadzały się z tym, co trafi na platformę CAE. Następnie wgrywamy potwierdzenie pod właściwe wymaganie i śledzimy je do akceptacji.
Nie jesteśmy kancelarią prawną i nie występujemy jako przedstawiciel prawny firmy przed hiszpańską Inspekcją Pracy: jeśli potrzebna jest taka rola, powiemy o tym i skoordynujemy to z osobą, która powinna ją przejąć.
Jeśli chcą Państwo iść dalej, proszę zacząć od tego, co teraz blokuje pracę: