Kolejność, która działa
Prawie wszystkie opóźnienia wynikają ze złej kolejności: dokumenty wgrane na platformę przed zgłoszeniem delegowania albo data rozpoczęcia ustalona, zanim wiadomo, czy szkolenia pracowników zostaną uznane. Sprawdzona kolejność wygląda tak:
- Złożyć w ZUS wniosek o zaświadczenie A1 dla każdego pracownika.
- Zgłosić delegowanie hiszpańskiemu organowi pracy we wspólnocie autonomicznej, w której znajduje się budowa, przed pierwszym dniem.
- Jeśli to budowa, firma musi być wpisana do REA, hiszpańskiego rejestru firm akredytowanych.
- Sprawdzić szkolenia BHP, orzeczenia lekarskie i ubezpieczenie OC.
- Dopiero potem wgrać wszystko na platformę CAE, z której korzysta klient.
Zgłoszenie delegowania w Hiszpanii
Ustawa 45/1999 nakłada na firmę delegującą pracowników do Hiszpanii obowiązek zgłoszenia tego hiszpańskiemu organowi pracy przed rozpoczęciem, niezależnie od czasu trwania. Zgłoszenie składa się elektronicznie we wspólnocie autonomicznej, w której świadczona jest usługa, i obejmuje dane firmy, pracowników, hiszpańskiego klienta, miejsca pracy oraz planowany okres.
Obowiązki związane z delegowaniem po stronie polskiej są odrębne i nie zastępują hiszpańskiego zgłoszenia. Warto je sprawdzić z księgowym.
A1 zamiast hiszpańskich dokumentów ZUS
Hiszpańskie platformy wymagają dokumentów takich jak RNT, RLC czy ITA, które istnieją tylko dla firm opłacających składki w Hiszpanii. Polska firma ich nie ma i to nie jest błąd: jej pracownicy nadal są ubezpieczeni w Polsce.
Dokumentem, który odpowiada na to samo pytanie, jest zaświadczenie A1 wydawane przez ZUS. Często trzeba wyjaśnić technikowi klienta, dlaczego A1 zastępuje te dokumenty.
Budowy: REA
Jeśli firma będzie pracować na budowie jako wykonawca lub podwykonawca, musi być wpisana do Rejestru Firm Akredytowanych (REA). Ponieważ nie ma siedziby w Hiszpanii, wniosek składa się do organu pracy wspólnoty autonomicznej, w której będzie świadczyć usługi, przed rozpoczęciem prac.
Hiszpański wykonawca zażąda zaświadczenia o wpisie i bez niego zwykle nie wpuści na budowę.
Polskie dokumenty, które sprawiają najwięcej problemów
Zasada praktyczna: im bardziej europejski dokument, tym łatwiej zostaje przyjęty; im bardziej zależy od polskiego systemu, tym więcej wymaga wyjaśnień.
- Szkolenia BHP: najczęstsza przyczyna odrzuceń, bo treść i liczba godzin nie zawsze odpowiadają temu, czego wymagają hiszpańskie przepisy i układ zbiorowy w budownictwie. Na wielu budowach wymaga się też Tarjeta Profesional de la Construcción (TPC).
- Orzeczenia lekarskie: są przyjmowane, jeśli są ważne i potwierdzają zdolność do pracy na konkretnym stanowisku, ale warto to sprawdzić wcześniej.
- Ubezpieczenie OC: problemem rzadko jest jego brak, częściej to, czy obejmuje prace w Hiszpanii i do limitu wymaganego w umowie.
- Zaświadczenia o niezaleganiu z US i ZUS: są ważne krótko, a weryfikujący sprawdza datę.
- Wypis z KRS lub CEIDG i dokumenty firmy: zwykle wymagane z tłumaczeniem na hiszpański.
Platforma CAE klienta
Każdy klient wybiera swoją platformę: Nalanda, CTAIMA, e-coordina, Metacontratas, Obralia, Dokify lub inną. Wymagania konfiguruje klient, są po hiszpańsku, a weryfikujący zobaczy polskie dokumenty, których na pierwszy rzut oka nie rozpozna.
Dlatego bardzo pomaga wgrywanie każdego dokumentu pod właściwe wymaganie, z tłumaczeniem, jeśli jest, i z krótkim pisemnym wyjaśnieniem, co dokument potwierdza. Dobrze przygotowana dokumentacja zostaje zaakceptowana w kilka dni; improwizowana może krążyć tygodniami.
Jak pomaga EntraObra
Pracujemy z Hiszpanii i kontaktujemy się z klientem oraz administracją po hiszpańsku. Sprawdzamy dokładnie, czego wymaga hiszpańska firma, mówimy, które z Państwa dokumentów są w porządku, które trzeba przetłumaczyć, a które uzupełnić na miejscu. Następnie przygotowujemy dokumentację, wgrywamy ją na platformę i śledzimy statusy aż do akceptacji.
EntraObra jest niezależną usługą wsparcia dokumentacyjnego: nie jesteśmy platformą CAE, służbą BHP ani kancelarią prawną. To, co musi wydać podmiot akredytowany lub urząd, koordynujemy z wystawcą. Ostateczna akceptacja zawsze należy do klienta i właściwego organu.
Jeśli chcą Państwo iść dalej, proszę zacząć od tego, co teraz blokuje pracę: