Qué es y quién tiene que presentarla
La Ley 45/1999 regula el desplazamiento temporal de trabajadores a España en el marco de una prestación de servicios transnacional. Su artículo 5 obliga a la empresa que desplaza a comunicarlo a la autoridad laboral española antes de que empiece el desplazamiento y con independencia de su duración.
La comunicación se presenta por medios electrónicos ante la autoridad laboral de la comunidad autónoma donde se van a prestar los servicios. Las comunicaciones quedan en un registro central que gestionan el Ministerio de Trabajo y las comunidades autónomas, y la autoridad laboral las traslada a la Inspección de Trabajo y a la Agencia Tributaria.
La obligación es de la empresa extranjera que desplaza a sus trabajadores, no del cliente español. Pero es el cliente quien la va a pedir antes de dejar entrar a nadie, porque necesita comprobar que el subcontratista que tiene en su obra cumple.
La excepción de los ocho días
La ley no exige la comunicación cuando el desplazamiento dura ocho días o menos y se trata de uno de estos dos casos: el trabajador va a ejecutar un contrato de su empresa con un cliente establecido en España, o va a un centro de trabajo de la propia empresa o de otra de su grupo. La excepción no alcanza a las empresas de trabajo temporal.
En la práctica conviene no confiarse. El requisito de la plataforma CAE lo configura el cliente y no siempre distingue la duración, así que el revisor puede pedirte el justificante igualmente. Y si un trabajo previsto para una semana se alarga, la comunicación tenía que estar presentada antes de empezar, no a mitad.
Qué datos lleva la comunicación
El contenido mínimo lo fija el propio artículo 5 de la ley. Tenerlo preparado antes de abrir el trámite evita dejar la comunicación a medias:
- Identificación de la empresa que desplaza, su domicilio fiscal y su número de identificación a efectos del IVA.
- Datos personales y profesionales de cada trabajador desplazado.
- La empresa o empresas españolas para las que se presta el servicio y el centro o centros de trabajo.
- La fecha de inicio y la duración prevista del desplazamiento.
- El tipo de prestación de servicios que motiva el desplazamiento.
- Los datos de un representante presente en España, que sirva de enlace con las autoridades para enviar y recibir documentos y notificaciones.
- Los datos de una persona de contacto que pueda actuar en España en los procedimientos de información, consulta y negociación con los trabajadores.
La documentación que hay que tener a mano
Presentar la comunicación no termina la obligación. Durante el desplazamiento, el artículo 6 de la ley exige tener disponible, en el centro de trabajo o en formato digital para consultarla en el momento, esta documentación de cada trabajador:
- El contrato de trabajo o el documento que acredite las condiciones de la relación laboral.
- Las nóminas y los justificantes de pago del salario.
- Los registros horarios con el inicio, el final y la duración de cada jornada.
- La autorización de trabajo de los nacionales de terceros países, cuando la exija la legislación del país de origen.
Traducción, Inspección y daños para la salud
Esa documentación debe presentarse traducida al castellano o a la lengua cooficial del territorio donde se prestan los servicios. Un contrato o unas nóminas en otro idioma no cumplen por sí solos.
La empresa también tiene que comparecer ante la Inspección de Trabajo cuando se lo requiera, aportar la documentación que se le pida incluso después de terminado el desplazamiento, y comunicar por escrito a la autoridad laboral los daños para la salud que sufran los trabajadores desplazados con ocasión de su trabajo en España.
Desplazamientos de más de doce meses
Cuando la duración efectiva del desplazamiento supera los doce meses, la empresa tiene que garantizar además prácticamente todas las condiciones de trabajo españolas, salvo las relativas a la celebración y extinción del contrato y a los planes de pensiones complementarios.
Ese plazo puede ampliarse hasta dieciocho meses si la empresa presenta una notificación motivada ante la autoridad laboral antes de que se cumplan los doce. Las vacaciones y otras interrupciones breves no detienen el cómputo.
Por qué te la piden en la plataforma CAE
En Nalanda, CTAIMA, e-coordina, Metacontratas, Obralia o la plataforma que use tu cliente, la comunicación aparece como un requisito más de empresa. El revisor no solo comprueba que exista: la cruza con lo que tiene dado de alta en la plataforma.
Por eso los rechazos casi nunca son por no haberla presentado, sino porque no encaja con el resto del expediente:
- Un trabajador que entra en obra pero no figura en la comunicación.
- Fechas de desplazamiento que ya han vencido porque el trabajo se ha alargado.
- Un centro de trabajo distinto del que consta en la comunicación.
- La comunicación presentada en una comunidad autónoma distinta de la del centro donde se trabaja.
- Documentación laboral sin traducir cuando el revisor la solicita.
Cómo te ayudamos
Revisamos qué te pide el cliente español, preparamos con tus datos la información que exige la comunicación y comprobamos que la lista de trabajadores, las fechas y el centro coinciden con lo que vas a subir a la plataforma CAE. Después cargamos el justificante donde corresponde y seguimos el estado hasta que se valida.
EntraObra es un servicio independiente de apoyo documental. No somos una asesoría laboral ni actuamos como representante legal de la empresa ante la Inspección: si necesitas esa figura, te lo decimos y lo coordinamos con quien deba asumirla. La aceptación final siempre depende del cliente y de la autoridad laboral.
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